Polityka prywatności

Polityka prywatności (ochrony danych osobowych)

  1. Wprowadzenie                       

Ochrona danych osobowych zawsze była traktowana jako jeden z najważniejszych aspektów w działalności Spółek z grupy Habza (dalej: „HABZA”). Czujemy się szczególnie odpowiedzialni za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez nas w związku z naszą działalnością. Jesteśmy zdania, że w ramach zachowania najwyższych standardów etycznych przy prowadzeniu naszej działalności, jesteśmy zobowiązani do należytego informowania Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, zważywszy treść nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o Państwa prawach jako podmiotów danych.

  1. Czym są dane osobowe?

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynność na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Habza przetwarza dane osobowe w celu prawidłowego wykonywania zawartych z Państwem umów, w tym także dochodzenia wierzytelności oraz przeprowadzania postepowań reklamacyjnych.

3. Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?

Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich przypadków, w których Habza jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których Habza przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i przypadków, w których dane osobowe pozyskaliśmy z innych źródeł. Habza realizuje swoje obowiązki informacyjne w obu powyższych przypadkach, określone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami. Poniżej wskazujemy pełne dane Habza jako administratora danych osobowych:

Habza Group Sp. z o.o. z siedzibą 02-019 Warszawa, ul. Grójecka 1/3, wpisana do rejestru przedsiębiorców, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000421956 posługującą się nr NIP 525-253-22-65 oraz REGON 146137326.

Osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych w Habza jest Prezes Zarządu.

  1. W jaki sposób i jakiego typu dane osobowe przetwarza Habza?

Pragniemy zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów dla których Habza przetwarza dane osobowe. Kierując się tym, by nasze wyjaśnienie tych kwestii było jak najbardziej czytelne, przedstawiamy poniższe zestawienie operacji przetwarzania danych osobowych.

Osoby fizyczne odwiedzające strony internetowe Habza lub korzystające z usług świadczonych przez Habza drogą elektroniczną, które nazywamy dalej łącznie „Serwisami”, mają kontrolę nad danymi osobowymi, które nam podają. Serwisy ograniczają zbieranie i wykorzystywanie informacji o ich użytkownikach do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług na pożądanym poziomie, stosownie do art. 18 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej. Wśród plików cookies wyróżnić możne te, które są niezbędne do działania serwisów Habza.

Zbieramy informacje dotyczące korzystania z Serwisów przez jego użytkowników oraz ich adresy IP w oparciu o analizę logów dostępowych. Informacje te wykorzystujemy w diagnozowaniu problemów związanych z pracą serwera, analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz w zarządzaniu stroną WWW. Adres IP jest wykorzystywany przez nas nadto w celach statystycznych, tj. do gromadzenia i analizy danych demograficznych osób odwiedzających witrynę (np. informacji o regionie, z którego nastąpiło połączenie). Na podstawie uzyskanych w podany wyżej sposób informacji w szczególnych przypadkach sporządzane są zbiorcze, ogólne zestawienia statystyczne, ujawniane osobom trzecim, współpracującym z nami. Obejmują one zwykle informacje o oglądalności serwisu. Zestawienia te nie zawierają jednak, co podkreślamy, żadnych danych pozwalających na identyfikację (określenie tożsamości) danego użytkownika Serwisu.

Informujemy jednocześnie, że możemy zostać zobowiązani do ujawnienia informacji dotyczących numeru IP danego użytkownika Serwisu na żądanie uprawnionych do tego – w oparciu obowiązujące przepisy prawne – organów państwa w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.

  1. Automatyczne przetwarzanie danych osobowych i profilowanie

Informacje, które gromadzimy w związku z korzystaniem z naszych Serwisów mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osoby fizycznej żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na jej sytuację, w szczególności w takich sytuacjach przetwarzanie ograniczymy do niezbędnego minimum, starając się profilować dane zanonimizowane i agregowane oraz wyłączając możliwość profilowania danych szczególnie wrażliwych.

  1. Cele przetwarzania danych przez Habza

W przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem przez Państwa z usług oferowanych przez Habza mamy do czynienia z różnymi rodzajami podstaw prawnych przetwarzania, w zależności od kategorii danych osobowych, które przetwarzamy i celu przetwarzania:

– dane osobowe osób, które korzystają z naszych usług przetwarzamy, ponieważ jest to niezbędne dla celu wykonania umowy,

– niekiedy powszechnie obowiązujące przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania pewnych danych osobowych dla celów podatkowych, rachunkowych lub zapobiegania działaniom sprzecznym z prawem.

Poza danymi, o których była mowa powyżej, od osób fizycznych, które kontaktują się z Habza w celu uzyskania informacji o ofercie (w tym deklarując wolę zwarcia umowy) lub w celu złożenia reklamacji, podzielenia się uwagami dotyczącymi usług Habza, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy z Habza, zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL, numer dowodu osobistego, adres e-mail oraz numer telefonu. Powyższe dane zbieramy w oparciu o zgodę wyrażoną przez klienta lub potencjalnego klienta Habza lub w celu wykonania umowy zgłoszonego przez daną osobę (w tym celu wykorzystujemy także systemy elektronicznego rejestrowania rozmów w przypadku zawierania umów i kontaktów z klientami w drodze telefonicznej, przy czym w takim przypadku informujemy osobę fizyczną o nagrywaniu połączenia i możliwości rozłączenia się w przypadku braku zgody na nagrywanie). Dostarczone dane możemy przetwarzać również na podstawie usprawiedliwionego celu nas jako administratora danych.

Zwracamy się z prośbą o niepodawanie nam informacji ze szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, dane o karalności, informacje dotyczące życia prywatnego). W przypadku otrzymania takich informacji, z wyłączeniem obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, będziemy dążyć do niezwłocznego ich trwałego usunięcia z naszych zbiorów danych.

Habza przetwarza dane osobowe swoich klientów i potencjalnych klientów. Wśród tych danych mogą znajdować się również dane osobowe osób związanych z klientami Habza niebędącymi osobami fizycznymi (np. osoby kontaktowe). Dane osobowe tego rodzaju są przetwarzane w systemach informatycznych, którymi posługuje się Habza (w tym systemy elektronicznego rejestrowania rozmów w przypadku zawierania umów i kontaktów z klientami w drodze telefonicznej, przy czym w takim przypadku informujemy osobę fizyczną o nagrywaniu połączenia i możliwości rozłączenia się w przypadku braku zgody na nagrywanie). Dane osobowe przetwarzane na te potrzeby obejmują między innymi: imię i nazwisko, adres firmy i tytuł reprezentacji – w przypadku reprezentowania osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej, adres e-mail oraz numer telefonu albo faksu, a także numeru rachunków płatniczych lub inne dane pozwalające wykonać transakcję płatniczą. Nadto, w przypadku klientów, którzy zawarli z Habza umowy odpłatne, przetwarzamy również dane dotyczące płatności, w tym numery kart kredytowych, numery rachunków bankowych.

  1. Retencja czyli jak długo przetwarzamy Państwa dane osobowe?

Czas, przez jaki możemy przetwarzać dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych przez HABZA. W obowiązujących w Habza politykach, w tym politykach dotyczących retencji danych, określamy, iż nigdy nie wolno nam przetwarzać danych osobowych ponad okres dłuższy niż wynika to z ww. podstaw prawnych. Stosownie do tego informujemy, że:

1) w przypadku, gdy Habza przetwarza dane osobowe wyłącznie na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez użytkownika czyli uzyskania przez nas oświadczenia o cofnięciu zgody;

2) w przypadku, gdy Habza przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń, obecnie wynoszący do 10 lat od zakończenia relacji prawnej) lub do momentu sprzeciwienia się osoby, której dane dotyczą, dalszemu takiemu przetwarzaniu – w zakresie i w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;

3) przypadku, gdy Habza przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy (jest to na przykład czas w jakim organy władz publicznych są uprawnione do żądania od nas określonych czynności związanych z przetwarzanymi przez nas Państwa danymi osobowymi);

4) w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku umów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy maksymalnie 10 lat.

  1. Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim?

Przekazujemy dane osobowe innym wyłącznie, gdy zezwalają nam na to przepisy prawa lub bezpośrednio z nich wynika taki obowiązek na nas nałożony. W pierwszym przypadku, w stosownej umowie zawieranej z podmiotem trzecim przewidujemy postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania naszych standardów w zakresie ochrony danych, ich poufności i bezpieczeństwa. Umowy tego rodzaju zwane są umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, a Habza ma stała i pełną kontrolę nad tym, w jaki sposób i w jakim zakresie podmiot, któremu Habza powierzyła przetwarzanie określonych kategorii danych osobowych, dane te faktycznie przetwarza. W drugim z przypadków, zasady przekazywania danych i sposoby postepowania z nimi określają przepisy prawa, przekazanie takie następuje wyłącznie wobec organów władz publicznych wykonujących swoje ustawowe kompetencje. W związku z powyższym wskazujemy, że odbiorcami danych osobowych, które Habza przetwarza jako administrator danych osobowych mogą być:

– podmioty przetwarzające dane osobowe na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. procesorzy);

– podmioty świadczące usługi hostingowe na rzecz Habza;

– podmioty realizujące kampanie marketingowe lub sprzedażowe na rzecz Habza;

– pozostali podwykonawcy Habza, świadczący usługi z zakresu dostarczania oprogramowania, usługi serwisowania oprogramowania lub sprzętu, z którego korzysta Habza;

– windykatorzy;

(przy czym dane osobowe przekazujemy tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywiście niezbędne dla osiągnięcia danego celu)

– audytorzy, doradcy prawni, doradcy podatkowi

– organy nadzorujące przestrzeganie prawa, organy regulacyjne i inne organy władz publicznych, oraz organy egzekucyjne,

(przy czym w dwóch ostatnich przypadkach dane przekazujemy tylko wówczas i tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywiście niezbędne i wymagane w myśl bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i w sposób zgodny z tymi przepisami).

Wyłączywszy ostatnie kategorie, nie przekazujemy Państwa danych osobowych poza granice Rzeczypospolitej Polski.

  1. Jakie prawa przysługują podmiotom, których dane dotyczą i jaki jest sposób ich realizacji?

Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a Habza jako administrator danych odpowiada za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami właśnie w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod numerem telefonu +48 389 38 96 . Zastrzegamy sobie prawo realizacji poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności.

Osoby fizyczne mają prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako administrator danych. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: biuro@habza.com.pl.

Zmiana danych osobowych

Zmiany (prawo do sprostowania), w tym zaktualizowana swoich danych osobowych, które przetwarza Habza można dokonać poprzez wysłanie maila na adres e-mai: biuro@habza.com.pl.

Wycofanie zgody

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne mają prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Informujemy o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwiamy wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono. W przypadku braku odmiennej informacji, to znaczy jeśli nie podaliśmy innego adresu czy numeru kontaktowego celem wycofania zgody, prosimy o przesłanie do nas maila na adres biuro@habza.com.pl.

Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa.

Osoba fizyczna może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, gdy:

  • przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazła,
  • dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu.

Z prawa sprzeciwu można skorzystać w każdym momencie

Z kolei w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych podpowiadamy, że przysługuje ono np. gdy dana osoba zauważy, że jej dane są nieprawidłowe. Wówczas może żądać ograniczenia przetwarzania Twoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych.

Pozostałe prawa: prawo żądania usunięcia danych i prawo do przenoszenia danych

W przypadku chęci realizacji tych praw, należy wysłać maila na adres biuro@habza.com.pl.

Z prawa do usunięcia danych można skorzystać np. gdy dane osoby fizycznej nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez Habza, albo gdy osoba fizyczna wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych przez Habza. Nadto, w przypadku, gdy osoba fizyczna zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych lub gdy jej dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem. Dane powinny być również usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Z kolei prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie zgody osoby fizycznej lub umowy zawartej z nią oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

Wszelkie pozostałe pytania, wątpliwości i skargi

W razie, gdybyście mieli Państwo jakiekolwiek pytania, zastrzeżenia lub wątpliwości dotyczące treści niniejszej Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, prosimy o kontakt mailowy na adres biuro@habza.com.pl.

Osoby, których dane osobowe przetwarza Habza mają również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym obecnie jest Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (adres: Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Adres korespondencyjny Spółki, to:

HABZA GROUP SP. Z O.O.
UL. GRÓJECKA 1/3
02-019 WARSZAWA

  1. Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki prywatności?

Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych. Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe (o ile zmiana jej wpływa na brzmienie niniejszego dokumentu), a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.